Penerapan ERP pada Koperasi Peternak Bukti Digitalisasi Sangat Penting

MONITORDAY.COM - Di banyak kasus kebocoran di lini produksi dan distribusi menyebabkan perkembangan koperasi tersendat. Hal semacam itu juga pernah terjadi di Koperasi Peternak Bandung Selatan (KPBS). Hingga akhirnya, Dinas Koperasi dan UMKM Provinsi Jawa Barat menawarkan konsep Enterprise Resource Planning (ERP) untuk koiperasi dengan sekira 8 ribu anggota ini. Sebuah sistem yang mengintegrasikan planning, programming, dan financing bagi KPBS. Sistem terintegrasi tersebut terbukti mampu menekan kebocoran, mendorong efisiensi, dan meningkatkan kinerja koperasi.

Enterprise Resources Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis dalam suatu kesatuan yang terintegrasi seperti marketing, produksi, pembelian dan accounting dan menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang digunakan perusahaan serta menyediakan manajemen reporting tools.

Prinsip kerja ERP atau perencanaan sumber daya perusahaan adalah menyederhanakan alur kerja dan mengotomatiskan proses melalui database terpusat. ERP menggunakan dashboard yang memudahkan pengguna melihat data real-time yang dihimpun dari proses bisnis di seluruh departemen.

Digitalisasi KPBS menciptakan cara kerja yang efisien dan terbuka. Semua transaksi penjualan susu dari peternak dapat dipantau kedua belah pihak secara online.

Bahkan, penerapan milk collection point (MCP) yang mengadopsi peternakan susu di Belanda, membawa KPBS meraih penghargaan Satyalancana Wirakarya dari Presiden Republik Indonesia Joko Widodo pada 2017.

Digitalisasi telah menyelamatkan ribuan peternak sapi perah. Koperasi KPBS juga mampu bertahan, bahkan semakin berkembang di tengah persaingan bisnis internasional yang semakin ketat. KPBS, kini tak lagi hanya koperasi susu, tetapi bergerak menjadi holding bank perkreditan rakyat (BPR), perusahaan olahan, rumah sakit, dan rumah makan.

Digitalisasi KPBS Pangalengan mengintegrasikan semua elemen kerja perusahaan. Semua kegiatan KPBS direkam dalam satu server, mulai dari kegiatan penerimaan susu, pembayaran, pengambilan barang, penggunaan kendaraan, simpanan, penjualan.

Sebelum penggunaan TIK di KPBS Pangalengan, setiap hari koperasinya harus menanggung kebocoran lebih dari 200 liter susu perah, akibat ulah oknum nakal. Saat ini, dengan pengelolaan hingga 85 ton susu perah, kebocoran mampu ditekan antara 5 hingga 10 liter.

Banyak manfaat yang bisa dinikmati dari digitalisasi koperasi, terutama bagi anggota. Digitalisasi memberi keleluasaan kepada anggota untuk memantau perkembangan organisasi. Keterbukaan itu pun meningkatkan kepercayaan anggota kepada pengurus.

Digitalisasi adalah keniscayaan. Koperasi sebesar apapun bisa tergerus zaman bila tak memanfaatkan TIK. Digitalisasi bisa mempertahankan eksistensi organisasi sehingga mampu bersaing lebih kuat. Dia pun menyinggung, banyak koperasi yang enggan memanfaatkan TIK, karena ketakutannya akan keterbukaan informasi organisasi.

Keterbukaan informasi yang digagas KPBS melalui digitalisasi telah memodernisasi sekitar 3.400 peternak di Kabupaten Bandung. Mereka bisa mengakses informasi koperasi hingga mengukur penghasilan harian melalui smartphone. Seorang petani rata-rata mampu mendapat pemasukan Rp60.000 dari 12-15 liter susu perah per harinya.

Naiknya kepercayaan anggota kepada organisasi telah membawa kemajuan luar biasa bagi KPBS Pangalengan. Baru-baru ini, koperasinya telah memiliki mayoritas saham atas Bank Perkreditan Rakyat (BPR) Bandung Kidul, sebuah lembaga perbankan yang dikelola secara profesional.

KPBS  juga akan membentuk unit usaha berbentuk PT (perusahaan terbatas) untuk mengolah sekitar 15 ton susu perah menjadi produk jadi. Ini akan meningkatkan daya saing produk susu dan membuka lapangan kerja. 

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu model sistem informasi yang memungkinkan organisasi untuk mengotomasi dan mengintegrasikan proses-proses bisnis utamanya. ERP adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis dalam suatu kesatuan yang terintegrasi seperti marketing, produksi, pembelian dan accounting dan menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang digunakan perusahaan serta menyediakan manajemen reporting tools.

Prinsip kerja ERP atau perencanaan sumber daya perusahaan adalah menyederhanakan alur kerja dan mengotomatiskan proses melalui database terpusat. ERP menggunakan dashboard yang memudahkan pengguna melihat data real-time yang dihimpun dari proses bisnis di seluruh departemen.

Koperasi, ERP dan SCM
Alfred Hanel menegaskan bahwa keunikan koperasi antara lain adalah peran anggota di dalam aktivitas bisnis. Pada koperasi penjualan misalnya, pemilik sekaligus merupakan pemasok yang menjual barang/jasa kepada pelanggan di mana pelanggannya adalah koperasi itu sendiri di mana pemilik menjadi anggotanya. 
Hanel juga menggarisbawahi pada koperasi produksi, di mana pemilik juga menjadi pekerja. Singkatnya, dalam koperasi terdapat status ganda para anggota. 

Sebagai sebuah sistem, ada tiga sub-sistem yang membentuk interaksi bisnis dalam koperasi. ketiga sub sistem tersebut adalah individu sebagai anggota sebagai pemilik, kelompok yang terwakili dalam rapat anggota di mana anggota merupakan representasi pemilik, dan alat untuk melaksanakan economic joint action yang disebut juga perusahaan koperasi. 

Modul ERP dasar yang perlu dibangun perusahaan harus mencakup perencanaan produksi, purchasing, pengendalian persediaan, penjualan, pemasaran, keuangan, dan SDM