Menghasilkan Rapat yang Efektif

MONITORDAY.COM - Semua orang punya pendapat berbeda soal prioritas hidup. Bisa soal harta, tahta, kebebasan, pasangan, keturunan dan sebagainya. Namun semua orang pasti sepakat jika waktu merupakan hal yang berharga. Tidak ada yang bisa menggantikan waktu. Sebaliknya semua hal membutuhkan waktu. 

Waktu merupakan hal yang inelastis, seberapa pun permintaan atas waktu, penawarannya tidak akan naik, tetap sama. Karena sifatnya yang inelastis tersebut, maka pengelolaan waktu yang efektif menjadi sangat penting. Eksekutif yang efektif ialah mereka yang memberikan perhatian terhadap pengelolaan waktu. Termasuk dalam pengelolaan rapat-rapat. 

Bagi para eksekutif, rapat sudah menjadi hal yang tak terhindarkan dan menjadi rutinitas yang lazim dilakukan. Dinamika kerja yang semakin kolaboratif dan demokratis membutuhkan lebih banyak pertemuan untuk berbagi informasi, menerima masukan, dan membuat keputusan kelompok.

Tom Krattenmaker menulis sebuah artikel menarik di Harvard Management Update. Menurut dia ada dua permasalah yang kerap terjadi dan menghasilkan rapat yang tidak efektif. Pertama, kebanyakan rapat tidak efisien, menguras waktu, dan tidak memiliki fokus pembahasan. Kedua, pertemuan atau rapat seringkali dihadiri oleh orang-orang yang tidak tepat. Sehingga hasilnya tidak efektif dan tidak produktif.

Apa yang diungkap Tom betul adanya, terutama gegara pandemi. Selain jadi lebih banyak waktu kita habiskan untuk rapat, juga rasa lelah yang lebih cepat terasa. Kulminasinya, produktivitas pun jadi menurun.

Padahal, rapat-rapat yang kita jalani secara virtual mestinya lebih fleksibel dari sisi ruang maupun waktu. Jadwal bisa dibuat lebih mudah. Lalu secara fisik juga mestinya tidak menguras tenaga.

Tapi faktanya, rapat-rapat virtual ini panen keluhan. Terutama dari sisi waktu, terlalu lama dan menurunkan produktivitas. Pertanyaanya kemudian bagaimanakah cara menghasilkan sebuah rapat yang efektif? Spakah sajakah kriteria sebuah rapat disebut sebagai rapat yang produktif?

Idealnya, rapat merupakan forum penting dalam managemen perusahaan. Jika bisa dilakukan secara efektif, efisien dan konsisten, maka tak akan ada banyak waktu yang terbuang percuma. Dan yang terpenting, kinerja jadi terjaga.

Rapat merupakan satu-satunya forum formal untuk menyelesaikan masalah, membahasa program kerja, dan mengevaluasi program kerja. Melibatkan banyak pihak, dan jadi kesempatan untuk menyampaikan saran maupun kritik.

Karena itulah, sebelum rapat diagendakan beberapa hal berikut harus dipertimbangkan. Pertama, jika kita jadi inisiator rapat, maka kita perlu melihat kembali apakah memang rapat tersebut diperlukan. Ajukan pertanyaan kepada diri sendiri “Apakah memang rapat ini diperlukan?” atau justru ada alternatif lain yang lebih efektif dibandingkan rapat, misalnya cukup dengan email, memo, maupun percakapan informal.

Alasan terbaik untuk mengadakan pertemuan adalah Anda benar-benar membutuhkan interaksi antara orang-orang yang hadir. Anda membutuhkan orang untuk berbagi pendapat dan pengetahuan, dan membangun pemikiran yang saling terpadu mengenai masalah yang dihadapi. 

Esensi sebuah rapat ialah tentang 'berdiskusi dan memutuskan' atau 'berdiskusi dan membangun rencana' atau 'berdiksusi dan mengidentifikasi hambatan utama'. Rapat tak seharusnya jadi sekadar ajang diskusi, tapi harus ada yang diputuskan.

Jangan sampai niat baik melakukan kolaborasi justru terasa seperti membuang-buang waktu. Di mana individu menghabiskan lebih banyak waktu untuk berbicara tentang melakukan sesuatu daripada benar-benar menyelesaikan sesuatu.

Kedua, hal terpenting dalam sebuah rapat ialah fokus terhadap tujuan. Sebagai inisiator kita harus memastikan bahwa peserta rapat merupakan orang yang diperlukan hadir dan bisa berkontribusi. Rapat yang efektif tidak selalu berarti jumlah peserta yang banyak. Hargai pula waktu orang lain, agar kehadiran mereka tidak sia-sia. Ingat, waktu adalah hal yang inelastis, pengelolaan waktu merupakan hal yang penting meningkatkan produktivitas kerja.

Sekali lagi, jika di kemudian hari kita mendapat undangan rapat, maka agar rapat berjalan efektif, dan tidak berlarut-larut, maka bertanyalah mengenai tujuan rapat dan output yang ingin dihasilkan. Lalu, pastikan kehadiran anda memang bisa memberikan kontribusi. Bila kehadiran anda dirasa tidak diperlukan, maka jangan ragu untuk mencoret agenda tersebut dari to do list dan jika memungkinkan lakukan delegasi secara efektif.

Selain fokus pada hasil, hal penting lainnya adalah monitoring atas kesimpulan atau dan tindak lanjut dari hasil rapat. Tanpa monitoring, rapat yang telah dilakukan menjadi tak berguna. Hanya membuang-buang waktu.

Last, luangkan waktu untuk melakukan monitoring atas kesimpulan dan tindak lanjut rapat yang telah dilakukan. Buatlah timeline dan matrik atas tindak lanjut, sehingga mudah dilakukan proses kontrol dan monitoring. Ingatlah, bahwa rapat yang produktif ialah rapat yang menghasilkan keputusan strategis. Bukan rapat yang hanya mengasilkan agenda rapat.